Trường Chính trị Tôn Đức Thắng Tỉnh An Giang

Tin mới

Một số quy định mới về thời hạn bảo quản tài liệu

07:49 24/04/2023

Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Ngày 19 tháng 12 năm 2022, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 10/2022/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản tài liệu. Nội dung Thông tư có nhiều thay đổi bổ sung thêm nhiều loại tài liệu cũng như quy định mới về thời hạn bảo quản so với quy định hiện hành tại các văn bản. Theo đó, đối tượng áp dụng gồm: cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức).

ThS. Trần Kim Hoàng

Giảng viên Khoa Nhà nước và Pháp luật

I. QUY ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC (PHỤ LỤC I)

Quy định này áp dụng đối với 13 nhóm hồ sơ, tài liệu chính: (1) Tài liệu tổng hợp; (2) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; (3) Tài liệu tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; (4) Tài liệu lao động, tiền lương; (5) Tài liệu tài chính, kế toán, kiểm toán; (6) Tài liệu đầu tư, xây dựng; (7) Tài liệu khoa học và công nghệ; (8) Tài liệu hợp tác quốc tế; (9) Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực; (10) Tài liệu thi đua, khen thưởng; (11) Tài liệu Pháp chế; (12) Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; (13) Tài liệu tổ chức chính trị, chính trị - xã hội.

1. Nhóm hồ sơ, tài liệu giảm

So với Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 thì Thông tư số 10/2022/TT-BNV đã giảm 01 nhóm tài liệu liên quan lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ. Kể từ ngày 15/02/2023, thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ được thực hiện theo quy định tại khoản 2, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Xác định thời hạn bảo quản đối với tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

Mỗi cơ quan, tổ chức ngoài tài liệu hình thành phổ biến còn có khối tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, đối với tài liệu này việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu các cơ quan, tổ chức căn cứ vào quy định của pháp luật chuyên ngành và thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan chủ quản cấp trên.

3. Bổ sung nhóm tài liệu và hồ sơ trong các nhóm tài liệu

a) Bổ sung 03 nhóm tài liệu trong nhóm “Tài liệu hành chính, quản trị công sở”: (1) Tài liệu ứng dụng ISO; (2) Tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin; (3) Tài liệu thông tin, tuyên truyền.

b) Bổ sung 05 loại hồ sơ trong nhóm “Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng, tiêu cực”: (1) Hồ sơ về công tác phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; (2) Hồ sơ thanh tra định kỳ; (3) Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển, trả đơn thư khiếu nại, tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết; (4) Đơn từ khiếu nại tố cáo của cơ quan, tổ chức, công dân gửi đến nhưng không giải quyết; (5) Hồ sơ tiếp công dân.

c) Bổ sung 04 loại hồ sơ trong nhóm “Tài liệu pháp chế”: (1) Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; (2) Hồ sơ tổ chức sơ kết, tổng kết thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; (3) Hồ sơ kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; (4) Hồ sơ theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật.

4. Nhóm hồ sơ giảm thời hạn bảo quản

Theo quy định tại Phụ lục I, số hồ sơ quy định thời hạn bảo quản vĩnh viễn giảm nhiều và thời gian để lưu giữ hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản thấp hơn quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV:

a) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giảm xuống 70 năm

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.

b) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giảm xuống 20 năm

- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn những vấn đề chung; hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về đầu tư, xây dựng; về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơ quan; về thi đua, khen thưởng; về công tác pháp chế của cơ quan; về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, công tác quản trị công sở;  hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về tài chính, kế toán, kiểm toán của cơ quan…; hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của cơ quan;

- Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng…; hồ sơ hội nghị, hội thảo do cơ quan tổ chức; Báo cáo năm về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân;

- Báo cáo phân tích và dự báo thống kê; hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức, Quy chế làm việc, quy định; Báo cáo thống kê về cán bộ, công chức, viên chức;

- Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan;

- Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng; hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn và Đoàn Thanh niên.

c) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm giảm xuống 20 năm

- Hồ sơ bổ nhiệm, bổ nhiệm lại cán bộ, công chức, viên chức;

- Hồ sơ tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển, luân chuyển, chuyển đổi vị trí việc làm, biệt phái, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ giải quyết chế độ, trợ cấp cho cán bộ, công chức, viên chức;

- Hồ sơ đáng giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên.

d) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm, 15 năm giảm xuống 10 năm

- Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề 6 tháng, 9 tháng của cơ quan;

- Hồ sơ quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ về tuyển dụng; thi nâng ngạch, thăng hạng, chuyển ngạch hằng năm;

- Hồ sơ hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát;

- Hồ sơ công trình sửa chữa nhỏ.

đ) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm giảm xuống 05 năm

- Hồ sơ xây dựng, ban hành kế hoạch, báo cáo tổng hợp, chuyên đề tháng, quý của cơ quan; phiếu điều tra thống kê; hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn;

- Công văn trao đổi về những vấn đề chung, công tác quy hoạch, kế hoạch; công tác cán bộ; công tác tài chính, kế toán; công tác thi đua, khen thưởng; công tác pháp chế… công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản trị công sở;

- Hồ sơ về công tác y tế;

- Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác, báo cáo chuyên đề tháng, quý, 6 tháng của Đảng; Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng của Công đoàn, Đoàn Thanh niên và Hội Cựu chiến binh.

e) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản 05 năm giảm xuống 01 năm

- Tập văn bản gửi đến để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…);

- Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tháng, quý của đơn vị thuộc và trực thuộc.

5. Nhóm hồ sơ tăng thời hạn bảo quản

a) Nhóm hồ sơ tăng thời hạn bảo quản từ 05 lên 10 năm

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản do cơ quan khác chủ trì.

b) Nhóm hồ sơ tăng thời hạn bảo quản từ 10 lên 20 năm

Hồ sơ về việc rà soát, hệ thống hóa, hợp nhất, pháp điển văn bản quy phạm pháp luật.

c) Nhóm hồ sơ tăng thời hạn bảo quản từ 15 năm lên 20 năm

Hồ sơ thanh tra các vụ việc khác; hồ sơ giải quyết các vụ việc khác về khiếu nại, tố cáo.

d) Nhóm hồ sơ tăng thời hạn bảo quản từ 50 năm lên vĩnh viễn

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi đối với văn bản hành chính của cơ quan. Như vậy, theo Thông tư số 10/2022/TT-BNV đối với tập lưu văn bản hành chính đi và sổ đăng ký văn bản hành chính đi các cơ quan, tổ chức phải lưu trữ vĩnh viễn.

II. QUY ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG ĐẶC THÙ CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN (PHỤ LỤC II)

Đây là quy định mới so với Thông tư 09/2011/TT-BNV, theo đó Hội đồng nhân dân gồm có 02 nhóm tài liệu chính: (1) Bầu cử; (2) Tổ chức, hoạt động của HĐND; UBND gồm có 18 nhóm tài liệu chính: (1) Nội vụ; (2) Quốc phòng, an ninh;  (3) Dân tộc; (4) Tư pháp; (5) Kế hoạch và đầu tư; (6) Tài chính; (7) Công thương; (8) Nông nghiệp và phát triển nông thôn; (9) Giao thông vận tải; (10) Xây dựng và quy hoạch, kiến trúc; (11) Tài nguyên và môi trường; (12)Thông tin và truyền thông; (13) Lao động, thương binh và xã hội; (14) Văn hóa, thể thao và du lịch; (15) Khoa học và công nghệ; (16) Giáo dục và đào tạo; (17) Y tế; (18) Ngoại vụ.

1. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của HĐND và UBND

a) Các nhóm tài liệu và hồ sơ thuộc các lĩnh vực hoạt động quy định tại Phụ lục II Thông tư số 10/2022/TT-BNV được quy định hoàn toàn mới so với Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, trong đó bổ sung nhóm tài liệu của HĐND.

b) Nhóm tài liệu của UBND được bố cục theo nhiệm vụ quản lý nhà nước cho từng ngành, lĩnh vực. Đối với những hồ sơ trong từng nhóm tài liệu (lĩnh vực quản lý nhà nước) không có hồ sơ nguyên tắc; hồ sơ chỉ đạo chung và chỉ đạo trực tiếp về từng lĩnh vực hoạt động; chương trình, kế hoạch, báo cáo của tỉnh… và tập công văn trao đổi về từng lĩnh vực hoạt động. Do vậy, HĐND và UBND các cấp cần căn cứ vào quy định tại Phụ lục II, chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND các cấp để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ, tài liệu.

2. Nhóm hồ sơ giảm thời hạn bảo quản

a) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giảm xuống 20 năm

Quân sự, quốc phòng: Hồ sơ về việc thực hiện các chế độ đối với quân nhân, công nhân viên chức quốc phòng và chính sách hậu phương, quân đội; Hồ sơ về việc tổ chức diễn tập phòng thủ.

b) Nhóm hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm giảm xuống 10 năm

An ninh trật tự: Hồ sơ về quản lý việc vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất độc, chất phóng xạ; quản lý các ngành nghề kinh doanh đặc biệt trên địa bàn.

Thông tư số 10/2022/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 15/02/2023, bãi bỏ các Thông tư: Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được quy định tại Thông tư số 10/2022/TT-BNV, các cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định./.

Tài liệu tham khảo

Luật Lưu trữ 2011;

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu;

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

In trang này Quay lại trang trước
các tin khác